Job Information Logistic Assistant NGO Information
Contact Name Al-Hub Wa Al-Salam Iraqi Globally Organization
Contact Email
Job Information
Contract Duration 10 Month
Governorate Al Anbar
Job Shift
Nationality National
Working Hours Part Time
Posted 2022-11-25
Requirements
Minimum Education Bachelor Degree
Degree Title
Minimum Experience 2 Year
Required Travel 75%
Job Status
No Of Jobs 1
Published Date 2022-11-25
Deadline Date 2022-12-01
Location
[Fallujah,Iraq ]
Description

Logistics and Procurement assistant

 

Responsibilities:

 

 

The Logistic and Procurement assistant will be working under the supervision of Snr. logistics officer.

 

Warehouse / asset management

 

  • Supporting in supply and material management and inventory
  • Responsible for equipment inventory and maintaining proper documentation for equipment (e.g. inventory lists, warranty).
  • Responsible for equipment repair and ensuring the proper documentation for the equipment repair process

 

 

Fleet management,

 

  • Ensuring vehicles are operating effectively, maintained properly, and insured appropriately, in accordance with ILP processes, procedures, and guidelines.
  • Oversees vehicle allocation on a daily basis (e.g. transport staff to field sites, meetings and other locations), when the senior logistic officer is off duty.
  • Ensure the required documentation for fleet management is completed in a timely manner (e.g. fleet datasheet).
  • Ensure programme vehicles are fuelled on a regular basis, in compliance with ILP security plan

 

 

Logistical tasks

 

  • Arranging all aspects of logistics for activity in the field
  • Providing logistical support to multi-sector project teams
  • Ensuring relevant reports are produced in a timely manner.

 

Procurement tasks

 

  • Support the procurement of materials, equipment, and services required for effective program operations, in accordance to ILP processes and procedures.
  • Collecting offers from the markets based on the RFQs matching with the PRFs
  • Doing bid analysis to the offers,
  • Supporting the Snr. Officer with preparation the contracts,

 

Any other reasonable duties related to the above areas.

 

 

 

 

سيعمل مساعد اللوجستيات والمشتريات تحت إشراف الموظف اللوجستي الاقدم. موظف الخدمات اللوجستية.

 

المستودعات / إدارة الأصول

 

  • دعم في إدارة التوريد والمواد والمخزون
  • مسؤول عن جرد المعدات والحفاظ على الوثائق المناسبة للمعدات (مثل قوائم الجرد والضمان).
  • مسؤول عن إصلاح المعدات وضمان التوثيق المناسب لعملية إصلاح المعدات

 

 

إدارة الأسطول،

 

  • التأكد من أن المركبات تعمل بشكل فعال ، ويتم صيانتها بشكل صحيح ، والتأمين عليها بشكل مناسب ، وفقًا لعمليات وإجراءات وإرشادات ILP.
  • يشرف على تخصيص المركبات على أساس يومي (مثل نقل الموظفين إلى المواقع الميدانية والاجتماعات والمواقع الأخرى) ، عندما يكون الموظف اللوجستي الأقدم خارج الخدمة.
  • ضمان إكمال الوثائق المطلوبة لإدارة الأسطول في الوقت المناسب (مثل ورقة بيانات الأسطول).
  • تأكد من تزويد مركبات البرنامج بالوقود على أساس منتظم ، بما يتوافق مع خطة أمان ILP

 

 

المهام اللوجستية

 

  • ترتيب جميع الجوانب اللوجستية للنشاط في الميدان
  • تقديم الدعم اللوجستي لفرق المشاريع متعددة القطاعات
  • ضمان إصدار التقارير ذات الصلة في الوقت المناسب.

 

مهام المشتريات

 

  • دعم شراء المواد والمعدات والخدمات المطلوبة لعمليات البرنامج الفعالة ، وفقًا لعمليات وإجراءات ILP.
  • جمع العروض من الأسواق بناءً على طلبات عروض الأسعار المطابقة مع PRFs
  • إجراء تحليل العطاءات للعروض ،
  • دعم Snr. ضابط مع إعداد العقود ،

 

أي واجبات أخرى معقولة تتعلق بالمجالات المذكورة أعلاه.

 

Qualifications & Preferred Skills

Qualification

Education and Experience

  • Bachelor in supply chain, trade, administration, finance is a minimum requirement any other equivalent qualification is an additional advantage.
  • Min 2-3 years’ experience with Local / International NGOs in Logistic / operation dept.
  • Experience and skills in using MS Office packages (Excel, Word, PowerPoint)

Competencies: (Knowledge, Skills & Abilities)

  • Computer skill (Word, Excel, Power Point)
  • High confidentiality, respect and non-discriminatory attitude
  • Good interpersonal and communication skills
  • Strong planning and organizational skills
  • Ability to work under pressure and as part of a team
  • Very good skill in reporting,
  • Very good skill in outlook
  • Excellent in procurement policies, supply chain.

Languages:

  • Fluency in Arabic (written and spoken), and Kurdish or Turkmen is an additional advantage.
  • Very good in English (written and spoken)

 

المؤهلات

التعليم و الخبرة

  • بكالوريوس في سلسلة التوريد ، التجارة ، الإدارة , المالية ، هو الحد الأدنى من المتطلبات ، أي مؤهل معادل آخر هو ميزة إضافية.
  • خبرة 2-3 سنوات كحد أدنى مع المنظمات غير الحكومية المحلية / الدولية في قسم اللوجستيات / العمليات.
  • خبرة ومهارات في استخدام حزم MS Office (Excel ، Word ، PowerPoint)

 

الكفاءات: (المعرفة والمهارات والقدرات)

1- مهارة الحاسوب (Word، Excel، Power Point)

2- السرية والاحترام وعدم التمييز

3-حسن التعامل مع الآخرين ومهارات الاتصال

4- مهارات تخطيطية وتنظيمية قوية

5- القدرة على العمل تحت الضغط وكجزء من فريق

6- مهارة جيدة في إعداد التقارير.

7- مهارة جيدة جدا في النظرة

8- ممتاز في سياسات الشراء وسلسلة التوريد.

اللغات:

  • الطلاقة في اللغة العربية (كتابة وتحدثا) ، والكردية أو التركمانية ميزة إضافية.
  • جيد جدا في اللغة الإنجليزية (كتابة وتحدثا)
How To Apply

1. ILP will accept all applications through the following link

https://forms.gle/UdFurqTHjMgztxhH7 


2. The application after the deadline will be rejected automatically
3. The deadline is 1 Dec .2022, ILP has the right to select the qualified candidates before the deadline.
4. ILP is encouraging females to apply for this position.

 

سيقبل منظمة الحب والسلام جميع الطلبات من خلال الرابط التالي

https://forms.gle/UdFurqTHjMgztxhH7
سيتم رفض الطلب بعد الموعد النهائي تلقائيًا
الموعد النهائي هو 1 ديسمبر 2022 ، يحق لـ منظمة الحب والسلام اختيار المرشحين المؤهلين قبل الموعد النهائي.
تشجع منظمة الحب والسلام الإناث على التقدم لهذه الوظيفة

 

Linkedid Twitter Share on facebook